PG电子

Os ydych yn swyddog cwmni neu endid corfforaethol arall neu鈥檔 Berchennog Llesiannol endid tramor

惭补别鈥檙 adran hon o鈥檙 hysbysiad preifatrwydd yn nodi sut mae Cofrestrydd Cwmn茂au (y cofrestrydd) yn ymdrin 芒 data personol swyddogion cwmn茂au ac endidau corfforaethol eraill. Mae hefyd yn nodi sut mae鈥檙 cofrestrydd yn ymdrin 芒 data personol Perchnogion Llesiannol endidau tramor. Yna mae鈥檔 nodi sut mae鈥檙 cofrestrydd yn sicrhau bod y gofrestr gyhoeddus o gwmn茂au (y gofrestr) a Chofrestr Endidau Tramor (y ROE) yn cydymffurfio 芒 gofynion Rheoliad Diogelu Data Cyffredinol y DU (GDPR y DU). Mae unrhyw gyfeiriadau at 鈥榞ofrestrau鈥� yn cwmpasu Cofrestr Cwmn茂au a Chofrestr Endidau Tramor.

Gweler ein canllawiau am ragor o wybodaeth am yr hyn y mae鈥檔 ei olygu i fod yn swyddog o鈥檙 fath a sut y gellir diogelu eich data personol.

Manylion y rheolwr a鈥檙 Swyddog Diogelu Data (SDD)

Y cofrestrydd yw rheolwr eich data personol. Mae hyn yn golygu mai鈥檙 cofrestrydd sy鈥檔 penderfynu sut a pham y caiff eich data personol ei brosesu.

Mae yn ei gwneud yn ofynnol i鈥檙 cofrestrydd gasglu a chyhoeddi gwybodaeth, gan gynnwys data personol swyddogion cwmn茂au ac endidau eraill, ar y gofrestr. Mae鈥檔 ofynnol hefyd i鈥檙 cofrestrydd gasglu gwybodaeth debyg am y gofrestr endidau tramor (ROE) gan Ddeddf Troseddau Economaidd (Tryloywder a Gorfodi) 2022.

Mewn rhai amgylchiadau (er enghraifft os ymchwilir i unigolyn neu gwmni am drosedd) gall y rheolwr fod yn adran noddi T欧鈥檙 Cwmn茂au, yr Adran Busnes a Masnach (DBT).

Mae T欧鈥檙 Cwmn茂au yn Un o Asiantaethau Gweithredol DBT ac felly mae llawer o鈥檙 cyfrifoldebau rheoli o ddydd i ddydd wedi鈥檜 dirprwyo鈥檔 ffurfiol i D欧鈥檙 Cwmn茂au.

Diben prosesu

Caiff data personol sy鈥檔 ymddangos ar y gofrestr gyhoeddus o gwmn茂au gofrestr endidau tramor (ROE) ei brosesu er mwyn sicrhau bod data ar gael i鈥檞 archwilio gan y cyhoedd o dan rwymedigaeth statudol. Disgrifir sail gyfreithiol y cofrestrydd ar gyfer prosesu yn fanylach isod.

Sail gyfreithlon ar gyfer prosesu

Y Gofrestr Gwmn茂au

Mae yn ei gwneud yn ofynnol i鈥檙 cofrestrydd sicrhau bod gwybodaeth benodol, gan gynnwys data personol, ar gael i鈥檙 cyhoedd.

yn nodi rhwymedigaethau鈥檙 cofrestrydd, gan gynnwys y gofyniad i sicrhau bod gwybodaeth, gan gynnwys data personol, ar gael i鈥檞 harchwilio gan y cyhoedd. Mae hefyd yn nodi llawer o鈥檙 gofynion ar gyfer ymdrin 芒 data personol - gan gynnwys sut y gellir ei gywiro mewn rhai amgylchiadau, a sut y gellir diwygio gwallau.

Y Gofrestr Endidau Tramor

Mae鈥檔 ofynnol i鈥檙 cofrestrydd gan Ddeddf Troseddau Economaidd (Tryloywder a Gorfodi) 2022 i wneud gwybodaeth benodol, gan gynnwys data personol, ar gael i鈥檙 cyhoedd. Mae Rhan 1 o鈥檙 Ddeddf hon yn nodi swyddogaethau, pwerau a rhwymedigaethau cofrestryddion mewn perthynas 芒鈥檙 gofrestr endidau tramor (ROE), gan gynnwys llawer o鈥檙 gofynion ar gyfer trin data personol. Mae hyn yn cynnwys sut y gall data o鈥檙 fath gael ei gywiro ac anghywirdebau eu diwygio.

Mae GDPR y DU yn ddeddfwriaeth sy鈥檔 rhoi effaith gyfreithiol yn y DU i鈥檙 GDPR, a gafodd effaith uniongyrchol yn flaenorol, fel Rheoliad Ewropeaidd. Mae hyn yn golygu, oni nodir yn wahanol yn y siarter hon, fod y darpariaethau a nodwyd yn flaenorol yn y GDPR yn dal i fod yn gymwys.

yn darparu ar gyfer rhai eithriadau domestig ar gyfer y DU. yn darparu鈥檙 eithriad canlynol o ddarpariaethau GDPR penodedig y DU:

鈥淣id yw鈥檙 darpariaethau GDPR rhestredig yn gymwys i ddata personol sy鈥檔 cynnwys gwybodaeth y mae鈥檔 ofynnol i鈥檙 rheolydd ei gwneud yn ofynnol gan ddeddfiad i sicrhau ei bod ar gael i鈥檙 cyhoedd, i鈥檙 graddau y byddai cymhwyso鈥檙 darpariaethau hynny yn atal y rheolwr rhag cydymffurfio 芒鈥檙 rhwymedigaeth honno.鈥�

Gan fod y Ddeddf Cwmn茂au a Deddf Troseddau Economaidd (Tryloywder a Gorfodi) yn ei gwneud yn ofynnol i鈥檙 cofrestrydd sicrhau bod gwybodaeth ar gael i鈥檙 cyhoedd, mae ganddynt hawl i ddibynnu ar yr eithriad hwn. Felly, mae ganddynt eithriad o rai elfennau o GDPR y DU, gan gynnwys:

• y gofyniad i ddarparu 鈥榟ysbysiadau preifatrwydd鈥� i unigolion
• y gofyniad i ddarparu data personol mewn ymateb i geisiadau gwrthrych am wybodaeth
• y gofyniad i gywiro data personol pan fo鈥檔 anghywir
• y gofyniad i gydymffurfio 芒 cheisiadau i gael eu 鈥榟anghofio鈥�
• rhan fwyaf o egwyddorion GDPR y DU

Mae hyn yn golygu ei bod yn annhebygol y bydd yn ofynnol, neu yn bosib i鈥檙 cofrestrydd, gydymffurfio ag unrhyw arfer o鈥檙 hawliau GDPR hyn yn y DU mewn perthynas 芒 data personol sy鈥檔 ymddangos ar y gofrestr gyhoeddus neu鈥檙 gofrestr endidau tramor (ROE), ac eithrio lle mae鈥檙 gyfraith yn caniat谩u hynny.

Er enghraifft, ni fydd y cofrestrydd yn gallu cydymffurfio ag unrhyw gais i unigolyn gael ei 鈥榓nghofio鈥� o鈥檙 gofrestr gyhoeddus lle mae ganddo rwymedigaeth gyfreithiol o dan y Ddeddf Cwmn茂au i barhau i sicrhau bod y data personol hwn ar gael.

Os oes gennych unrhyw ymholiadau neu bryderon am hyn, gallwch gysylltu 芒鈥檙 Swyddog Diogelu Data dpo@companieshouse.gov.uk.

Manylion y cyflwynwyr

Os byddwch yn ffeilio ffurflen bapur, mae gennych yr opsiwn i gynnwys manylion cyswllt penodol ar gyfer cyflwynydd y ffurflen. Os ydych yn cynnwys manylion y cyflwynydd hyn, byddant yn cael eu rhoi ar y cofnod cyhoeddus yn yr un modd 芒鈥檙 holl wybodaeth arall sydd yn y ffeilio.

Beth rydyn ni鈥檔 ei wneud gyda鈥檆h data?

Cyn dod yn swyddog cwmni neu endid arall neu yn Berchennog Llesiannol endid tramor, mae鈥檔 bwysig eich bod yn gyfarwydd 芒鈥檙 goblygiadau cyfreithiol. Mae鈥檔 ofynnol yn 么l y gyfraith i ni gyhoeddi rhywfaint o鈥檆h data personol ar y gofrestr neu鈥檙 gofrestr endidau tramor (ROE). 惭补别鈥檙 cofrestrau hyn ar gael yn gyhoeddus ac yn hygyrch i unrhyw un.. 惭补别鈥檙 gofrestr ar gael i鈥檙 cyhoedd ac yn hygyrch i unrhyw un.

Efallai gall sefydliadau masnachol o bryd i鈥檞 gilydd ddefnyddio data o鈥檙 gofrestr i greu eu cynhyrchion ar-lein eu hunain. Yna daw鈥檙 sefydliadau hyn yn rheolwyr eich data personol. Rhaid i鈥檙 sefydliadau hyn profi sut y maent yn cydymffurfio 芒鈥檙 gyfraith diogelu data fel y nodir yn GDPR y DU.

Os oes gennych unrhyw bryderon am ddata cwmn茂au ar gynnyrch a gwefannau trydydd parti, cysylltwch 芒鈥檙 sefydliad yn uniongyrchol. Ni allwn gynghori sefydliadau eraill ar gydymffurfiaeth GDPR y DU, ac ni allwn eich cynghori ynghylch a yw sefydliadau eraill yn cydymffurfio 芒鈥檙 gyfraith.

Efallai y cawn wybodaeth gan drydydd parti a ffynonellau cyhoeddus i wirio鈥檆h cyfeiriad neu fanylion personol eraill lle mae hyn yn briodol, yn gyfreithlon ac yn gymesur. Gall ffynonellau o鈥檙 fath gynnwys asiantaethau cyfeirio credyd neu roliau etholiadol.

Data nad yw鈥檔 ddata cyhoeddus

Ni fydd rhywfaint o鈥檆h data personol ar gael i鈥檙 cyhoedd. Mae hyn yn cynnwys y cyfeiriad a roesoch fel eich cyfeiriad preswyl arferol a diwrnod eich dyddiad geni.

Rhaid i ni gasglu鈥檙 wybodaeth hon, ond ni fydd yn cael ei rhoi ar y gofrestr gyhoeddus neu鈥檙 gofrestr endidau tramor (ROE) ar yr amod nad ydych yn ei darparu pan ofynnir i chi roi cyfeiriad gwasanaeth.

Efallai y byddwn yn rhannu eich data personol gyda:

• adrannau eraill y llywodraeth ac asiantaethau gorfodi
• asiantau adennill dyledion a鈥檜 cyfreithwyr penodedig
• Cwnsler Cyfreithiol (mewn achosion cymhleth prin)
• argraffwyr masnachol (er enghraifft pan fydd angen i ni argraffu hysbysiadau statudol)
• trydydd part茂on sy鈥檔 darparu cymorth cyfreithiol i lywodraethu prosesau apelio a swyddogaethau cofrestrydd eraill

Dim ond mewn rhai amgylchiadau y bydd rhannu鈥檔 digwydd, a dim ond pan gaiff ei ganiat谩u neu ei ei gwneud yn ofynnol yn 么l y gyfraith.

Prosesu data personol a derbyniwyd gan drydydd parti

Efallai y byddwn yn derbyn gwybodaeth amdanoch gan drydydd parti lle bo hynny鈥檔 briodol neu鈥檔 angenrheidiol at ddibenion cyfreithlon.听惭补别鈥檙 dibenion hyn yn cynnwys:

• Lle bo angen cyflawni ein rhwymedigaethau cyfreithiol
• Lle bo hynny er budd y cyhoedd yn sylweddol ac yn angenrheidiol ar gyfer:
  • Cyflawni ein swyddogaethau, amcanion a gofynion statudol
  • Ataliad, datgeliad ac ymchwiliad i droseddau neu weithredoedd anghyfreithlon eraill

Efallai y byddwn yn rhannu鈥檙 wybodaeth hon a gwybodaeth arall gyda:

• Adrannau eraill y llywodraeth
• Awdurdodau ac asiantaethau gorfodi

Bydd rhannu ond yn digwydd mewn rhai amgylchiadau, a dim ond pan fydd y gyfraith yn caniat谩u.

Os ydych yn gyfarwyddwr neu鈥檔 PRhA o gwmni, mae Deddf Cwmn茂au 2006 hefyd yn caniat谩u i鈥檙 cofrestrydd rannu gwybodaeth am eich cyfeiriad preswyl arferol a鈥檆h dyddiad geni llawn gydag asiantaethau cyfeirio credyd - oni bai eich bod yn gymwys i gael eich amddiffyn. Nid yw鈥檙 wybodaeth hon yn cael ei rhoi ar y gofrestr gyhoeddus.

Proseswyr data

Gan fod y cofrestrydd yn rheolwr ar gyfer data personol sy鈥檔 ymddangos ar y gofrestr, nid yw鈥檙 cofrestrydd yn gweithredu fel prosesydd data (fel y鈥檌 diffinnir gan GDPR y DU) wrth gynnal cofrestr gyhoeddus.

Mae unigolion, cwmn茂au, asiantau a chynrychiolwyr eraill yn darparu data personol ar gyfer y gofrestr gyhoeddus oherwydd ei bod yn ofynnol yn 么l y gyfraith iddynt, ac nid i鈥檙 cofrestrydd brosesu data personol ar eu rhan. Oherwydd hyn, nid oes rhaid i鈥檙 cofrestrydd ddarparu 鈥榙atganiad o gydymffurfiad GDPR y DU鈥�, na chydymffurfio ag Erthygl 28 GDPR y DU fel prosesydd data.

Mewn rhai achosion, rydym yn cyflogi sefydliadau trydydd parti fel proseswyr data i gyflawni elfennau prosesu. Er enghraifft, cwmni allanol i rwygo ffeilio papur a all gynnwys data personol, neu i ddefnyddio meddalwedd trydydd parti a gynhelir yn y cwmwl.

Ym mhob achos, mae contractau gyda鈥檙 cwmn茂au hyn wedi鈥檜 hadolygu ar gyfer cydymffurfiaeth GDPR y DU, ac rydym wedi cael sicrwydd gan bob prosesydd trydydd parti o鈥檜 cydymffurfiaeth eu hunain.

Y sefydliadau rydym yn eu cyflogi o dan gontract fel proseswyr data yw:

• gwasanaethau cwmwl yn y DU neu鈥檙 UE/AEE
• canolfan gyswllt yn y DU
• gwaredu diogel yn y DU
• dyfarnwyr ar gyfer apeliadau o gosbau ffeilio hwyr
• adennill dyledion yn y DU
• dosbarthu post ac argraffu

Trosglwyddiadau tramor

惭补别鈥檙 gofrestr gwmn茂au a鈥檙 gofrestr endidau tramor (ROE) ar gael yn gyhoeddus ac yn hygyrch i鈥檙 cyhoedd, gan gynnwys cwmn茂au dramor.

Mae Erthygl 49(1)(g) o GDPR y DU yn nodi y gellir trosglwyddo data personol dramor yn absenoldeb mesurau diogelu penodol pan wneir y trosglwyddiad o gofrestr a fwriedir i ddarparu gwybodaeth i鈥檙 cyhoedd. Mae hyn yn golygu nad oes angen i ni ystyried digonolrwydd cyfundrefnau diogelu data ym mhob gwlad cyn sicrhau bod y cofrestrau cyhoeddus ar gael yn rhwydd ar-lein.

Cadw data personol

Mae T欧鈥檙 Cwmn茂au yn cadw holl gofnodion cwmn茂au cyn belled 芒鈥檜 bod yn weithredol. Cedwir cofnodion o gwmn茂au a ddiddymwyd am 20 mlynedd, cyn iddynt gael eu trosglwyddo i鈥檙 Swyddfa Cofnodion Cyhoeddus yn yr Archifau Gwladol (TNA). Mae hyn yn cynnwys yr holl wybodaeth sy鈥檔 ymwneud 芒 chyfarwyddwyr cwmn茂au neu ei swyddogion.

Mae gan D欧鈥檙 Cwmn茂au gytundeb gyda TNA i drosglwyddo detholiad o鈥檔 cofnodion 20 mlynedd ar 么l i gwmni gael ei ddiddymu. Nodir y cytundeb hwn a鈥檙 meini prawf ar gyfer dethol yn .

Bydd yr Archifau Gwladol yn ein cyfarwyddo i ddinistrio unrhyw gofnodion nad ydynt yn cael eu trosglwyddo.

Gallwch wneud cais i dynnu eich cyfeiriad preswyl os yw ar gael i鈥檙 cyhoedd mewn cofnodion o gwmn茂au byw a chwmn茂au sydd wedi鈥檜 diddymu.

Yn dilyn ymateb y llywodraeth i鈥檙 ymgynghoriad ar Tryloywder Corfforaethol a Diwygio鈥檙 Gofrestr, rydym wedi rhoi鈥檙 gorau i ddileu cofnodion a ddiddymwyd o ar unwaith. Byddwn hefyd yn rhoi cofnodion toddedig ychwanegol (diddymwyd pob cwmni ers 2010) yn 么l i CHS o fis Ionawr 2021.

Yn y gorffennol, dil毛wyd cofnodion cwmn茂au a ddiddymwyd ar CHS ar 么l 6 blynedd (o ddyddiad y diddymiad). 惭补别鈥檙 cofnodion toddedig hyn ar gael ar hyn o bryd am 20 mlynedd ar gynnyrch eraill T欧鈥檙 Cwmn茂au am ffi.

Gweler Cofrestr Chwilio T欧鈥檙 Cwmn茂au.

Cwynion

Os oes gennych g诺yn am y ffordd rydym yn rheoli eich data personol, gallwch roi gwybod i ni yn y lle cyntaf drwy e-bostio dpo@companieshouse.gov.uk.

Os ydych yn anfodlon o hyd, mae gennych hawl i godi鈥檆h pryderon gyda Swyddfa鈥檙 Comisiynydd Gwybodaeth:

Os ydych wedi gwneud cais i gofrestru fel asiant awdurdodedig T欧鈥檙 Cwmn茂au

Er mwyn gwirio hunaniaeth cleientiaid sydd angen eu cofrestru gyda Th欧鈥檙 Cwmn茂au, rhaid i asiantau gofrestru fel Darparwr Gwasanaeth Corfforaethol Awdurdodedig (DGCA), a elwir hefyd yn asiant awdurdodedig.听 Er mwyn gwneud hynny, rhaid i鈥檙 asiant fod eisoes wedi鈥檌 gofrestru gyda chorff goruchwylio Atal Gwyngalchu Arian (AML).听

Hunaniaeth y rheolydd a鈥檙 Swyddog Diogelu Data (DPO)

Y cofrestrydd yw rheolydd y data personol rydych chi鈥檔 ei ddarparu wrth wneud cais i ddod yn asiant awdurdodedig.听 Felly, mae鈥檙 cofrestrydd yn gyfrifol am benderfynu sut a pham mae eich data personol yn cael ei brosesu.听听

Mae yn ei gwneud yn ofynnol bod hunaniaeth unigolion yn cael ei wirio gan y cofrestrydd, gan gynnwys drwy gyflwyno datganiad gwiriad gan asiant awdurdodedig.听 Er mwyn dod yn asiant awdurdodedig, rhaid i鈥檙 ymgeisydd cwrdd 芒鈥檙 amodau penodol a darparu gwybodaeth, fel y nodir yma: Gwneud cais i gofrestru fel asiant awdurdodedig T欧鈥檙 Cwmn茂au - PG电子

Pwrpas prosesu

Mae data personol a ddarperir fel rhan o鈥檙 cais yn cael ei brosesu at ddibenion galluogi鈥檙 cofrestrydd i fod yn fodlon bod yr ymgeisydd yn cwrdd 芒鈥檙 gofynion i weithredu fel asiant awdurdodedig.听

Sail gyfreithlon ar gyfer prosesu

惭补别鈥檙 data yn cael ei brosesu er mwyn galluogi鈥檙 cofrestrydd a鈥檙 ymgeisydd i gwrdd 芒鈥檙 gofynion cyfreithiol fel y nodir yn adrannau 1098A i 1098H o Ddeddf Cwmn茂au 2006.听

Gyda phwy rydyn ni鈥檔 rhannu eich data听

惭补别鈥檙 gyfraith yn ei gwneud yn ofynnol na ddylai鈥檙 cofrestrydd wneud unrhyw gais am statws asiant awdurdodedig, unrhyw ddogfen arall a gyflwynwyd i gefnogi鈥檙 cais hwnnw, neu ddiweddariadau perthnasol eraill ar gael i鈥檞 harchwilio gan y cyhoedd.听

Efallai y byddwn yn rhannu eich data personol gyda:听

• adrannau eraill y llywodraeth ac asiantaethau gorfodi听
• asiantau adennill dyledion a鈥檜 cyfreithwyr penodedig听
• Cwnsler Cyfreithiol (mewn achosion cymhleth prin)
• argraffwyr masnachol (er enghraifft pan fydd angen i ni argraffu hysbysiadau statudol)
• trydydd part茂on sy鈥檔 darparu cymorth cyfreithiol i lywodraethu prosesau apeliadau a swyddogaethau cofrestrydd eraill听

Mewn amgylchiadau penodol yn unig y bydd rhannu鈥檔 digwydd, a dim ond lle caniateir neu sy鈥檔 ofynnol gan y gyfraith.听

Proseswyr data听

Mewn rhai achosion, rydym yn cyflogi sefydliadau trydydd parti fel proseswyr data i gynnal elfennau o brosesu. Er enghraifft, cwmni allanol i dorri ffeiliau papur, a allai gynnwys data personol, neu ddefnyddio datrysiadau meddalwedd trydydd parti a gynhelir yn y cwmwl.听

Ym mhob achos, mae contractau gyda鈥檙 cwmn茂au hyn wedi鈥檜 hadolygu ar gyfer cydymffurfiaeth 芒 GDPR y DU, ac rydym wedi cael sicrwydd gan yr holl broseswyr trydydd parti o鈥檜 cydymffurfiaeth eu hunain.听

Y sefydliadau rydyn ni鈥檔 eu cyflogi o dan gontract fel proseswyr data yw:听

• gwasanaethau cwmwl yn y DU neu鈥檙 UE/AEE听
• canolfan gyswllt yn y DU听
• gwaredu diogel yn y DU
• dyfarnwyr ar gyfer apeliadau o gosbau ffeilio hwyr听
• adennill dyledion yn y DU
• dosbarthiad post ac argraffu

Cadw data personol听

Bydd T欧鈥檙 Cwmn茂au yn cadw cofnodion ymgeiswyr DGCA am 20 mlynedd ar 么l i鈥檙 ymgeisydd roi鈥檙 gorau i gael statws asiant awdurdodedig.听 Efallai y bydd rhywfaint o wybodaeth yn cael ei throsglwyddo i鈥檙 Swyddfa Cofnodion Cyhoeddus yn yr Archifau Gwladol ar ddiwedd y cyfnod hwnnw.

Hawliau unigolyn听

惭补别鈥檙 GDPR yn darparu hawliau penodol y gall unigolion eu harfer mewn perthynas 芒鈥檜 data personol eu hunain. Os ydych am arfer unrhyw un o鈥檙 hawliau hyn, gallwch gysylltu 芒鈥檙 Dirprwy Lywydd yn dpo@companieshouse.gov.uk听

Cwynion听

Os oes gennych g诺yn am y ffordd rydyn ni鈥檔 rheoli eich data personol, gallwch roi gwybod i ni yn y lle cyntaf trwy e-bostio dpo@companieshouse.gov.uk听

Os ydych chi鈥檔 dal yn anhapus, gallwch godi eich pryderon gyda Swyddfa鈥檙 Comisiynydd Gwybodaeth:

Os ydych wedi cysylltu 芒 ni gyda chwyn neu ymholiad

Efallai eich bod wedi ysgrifennu atom, neu wedi cysylltu 芒 ni dros y ff么n, oherwydd bod gennych g诺yn, neu i ofyn cwestiwn. 惭补别鈥檙 adran hon o鈥檙 hysbysiad preifatrwydd yn nodi sut rydym yn cydymffurfio 芒 GDPR y DU wrth ymdrin 芒鈥檆h gohebiaeth.

Os byddwch yn cysylltu 芒 ni dros y ff么n neu鈥檔 ysgrifenedig, nid oes gennym unrhyw reolaeth dros y data personol rydych yn ei gynnwys yn eich gohebiaeth, neu beth rydych yn dweud wrthym amdano. Byddwn bob amser yn eich cynghori i gyfyngu ar faint o ddata personol rydych yn ei gynnwys yn eich gohebiaeth, cymaint 芒 phosibl.

Wedi ei dderbyn, bydd eich data personol yn cael ei drin yn unol 芒鈥檙 hysbysiad preifatrwydd canlynol. Mae hyn hefyd yn berthnasol i ddata personol unrhyw drydydd part茂on y gellir eu hadnabod o鈥檆h gohebiaeth.

Manylion y rheolwr a鈥檙 Swyddog Diogelu Data (SDD)

Y cofrestrydd yw rheolwr eich data personol. Mae hyn yn golygu mai鈥檙 cofrestrydd sy鈥檔 penderfynu sut a pham y caiff eich data personol ei brosesu. Gan mai鈥檙 cofrestrydd sy鈥檔 gyfrifol am weithredu鈥檙 gofrestr, maent hefyd yn gyfrifol am ymdrin 芒 chwynion ac ymholiadau am y gofrestr.

Mewn rhai amgylchiadau, efallai mai鈥檙 rheolwr fydd ein hadran noddi, yr Adran Busnes a Masnach (DBT). Er enghraifft, os yw cwmni neu unigolyn yn cael ei harchwilio am drosedd.

Proseswyr data

Pan fyddwch yn ysgrifennu atom neu鈥檔 ein ffonio, bydd ein canolfan gyswllt fel arfer yn ymdrin 芒鈥檆h ymholiad (oni bai bod gennych achos parhaus gyda th卯m penodol yn Nh欧鈥檙 Cwmn茂au).

Darperir ein canolfan gyswllt gan sefydliad trydydd parti. Rydym yn cyflogi sefydliadau trydydd parti ar gyfer elfennau eraill o brosesu.

Ym mhob achos, mae contractau gyda鈥檙 cwmn茂au hyn wedi鈥檜 hadolygu ar gyfer cydymffurfiaeth GDPR y DU, ac rydym wedi cael sicrwydd gan bob prosesydd trydydd parti o鈥檜 cydymffurfiaeth eu hunain.

Y sefydliadau rydym yn eu cyflogi o dan gontract fel proseswyr data yw:

• gwasanaethau cwmwl yn y DU neu鈥檙 UE/AEE
• canolfan gyswllt yn y DU
• gwaredu diogel yn y DU
• dyfarnwyr ar gyfer apeliadau o gosbau ffeilio hwyr
• adennill dyledion yn y DU
• dosbarthu post ac argraffu

Diben prosesu

Pan fyddwch yn ysgrifennu atom neu鈥檔 ein ffonio gyda chwyn neu ymholiad, dim ond at ddiben trin, ymchwilio a datrys eich mater y defnyddir eich data personol. Byddwn yn defnyddio鈥檙 manylion cyswllt a ddarperir i ymateb i鈥檆h gohebiaeth.

Os ydych wedi gwneud cwyn am drydydd parti, efallai y byddwn yn defnyddio鈥檙 manylion cyswllt rydych wedi鈥檜 darparu iddynt ymchwilio i鈥檆h mater.

Recordio galwadau

Mewn rhai rhannau o D欧鈥檙 Cwmn茂au, recordir galwadau. Recordir galwadau at ddibenion hyfforddi, ansawdd a monitro.

Os yw eich galwad yn cael ei recordio, bydd neges awtomataidd yn dweud wrthych am hyn - a fydd hefyd yn eich cyfeirio at y canllawiau i dderbyn rhagor o wybodaeth.

Sail gyfreithlon ar gyfer prosesu

Ein swyddogaeth gyhoeddus graidd yw darparu cofrestr gyhoeddus sydd ar gael i unrhyw un ei harchwilio. Rydym o鈥檙 farn bod ymdrin 芒 chwynion ac ymholiadau am y gofrestr gyhoeddus yn broses angenrheidiol ar gyfer y swyddogaeth gyhoeddus hon.

Gyda phwy rydym yn rhannu data?

Yn aml, bydd angen cyngor arbenigol ar eich cwyn neu ymholiad, bydd hwn cael ei throsglwyddo i鈥檙 t卯m perthnasol yn Nh欧鈥檙 Cwmn茂au i鈥檞 ystyried.

mewn rhai amgylchiadau, a dim ond pan ganiateir neu sy鈥檔 ofynnol yn 么l y gyfraith, byddwn yn rhannu data gydag adrannau eraill y llywodraeth ac asiantaethau gorfodi.

Cadw data personol

Mae T欧鈥檙 Cwmn茂au yn cadw gohebiaeth ysgrifenedig gan gwsmeriaid am 10 mlynedd.

Mae unrhyw recordiadau galwad yn cael eu cadw am 18 mis.

Hawliau鈥檙 unigolyn

惭补别鈥檙 Rheoliad Cyffredinol ar Ddiogelu Data (GDPR) yn darparu rhai hawliau penodol y caiff unigolion eu harfer mewn perthynas 芒鈥檜 data personol eu hunain. Os ydych am arfer unrhyw un o鈥檙 hawliau hyn, gallwch gysylltu 芒鈥檙 Dirprwy Lywydd dpo@companieshouse.gov.uk.

Efallai y bydd rhai amgylchiadau lle na allwn gydymffurfio 芒鈥檆h cais - megis, os oes gennym ddyletswydd gyfreithiol i gadw data, neu i鈥檞 brosesu mewn ffordd benodol. Byddwn yn ymdrin 芒 phob cais i arfer hawliau GDPR y DU fesul achos.

Cwynion

Os oes gennych g诺yn am y ffordd rydym yn rheoli eich data personol, gallwch roi gwybod i ni yn y lle cyntaf drwy e-bostio dpo@companieshouse.gov.uk.

Os ydych yn anfodlon o hyd, mae gennych hawl i godi鈥檆h pryderon gyda Swyddfa鈥檙 Comisiynydd Gwybodaeth:

Os ydych chi鈥檔 danysgrifiwr i鈥檔 gwasanaethau gwe

Os byddwch yn cofrestru ar gyfer ein gwasanaethau fel ffeilio ar y we, byddwn yn gofyn i chi am ychydig o ddata personol fel y gallwn ddarparu cyfrif ar-lein i chi a rhoi mynediad diogel i chi ato. Dim ond at y diben hwn y defnyddir unrhyw fanylion a ddarperir yn y cyd-destun hwn.

Manylion adnabod y rheolydd

Y cofrestrydd yw鈥檙 rheolydd ar gyfer yr holl ddata personol a gesglir gan danysgrifwyr i鈥檔 gwasanaethau. Mae hyn yn golygu mai鈥檙 cofrestrydd sy鈥檔 penderfynu sut a pham y caiff eich data personol ei brosesu.

Manylion cyswllt y Swyddog Diogelu Data

Gallwch gysylltu 芒鈥檙 Swyddog Diogelu Data wrth ebostio dpo@companieshouse.gov.uk.

Diben prosesu

Os ydych yn tanysgrifio i鈥檔 gwasanaethau gwe, dim ond at ddiben dyrannu cyfrif i chi a chaniat谩u i chi cael mynediad i鈥檔 gwasanaethau y cynhelir eich manylion personol.

Sail gyfreithlon ar gyfer prosesu

Credwn fod prosesu data personol tanysgrifwyr i鈥檔 gwasanaethau gwe yn angenrheidiol ar gyfer ein swyddogaeth gyhoeddus. Er mwyn gweithredu cofrestr gyhoeddus effeithiol, mae angen i ni ddarparu cyfrifon ar lein ar gyfer pobl sydd yn ffeilio ac yn chwilio am y cyfrifon gallu trafod gyda ni.

Gyda phwy rydym yn rhannu eich data?

Nid ydym yn rhannu eich gwybodaeth am danysgrifio gydag unrhyw drydydd part茂on.

Cadw data personol

Mi fydd Ty鈥檙 Cwmnau yn cadw data personol a gesglir er mwyn cael mynediad i鈥檔 gwasanaethau gwe cyhyd ag y dymunwch ddefnyddio ein gwasanaeth. Gallwch ddad-danysgrifio ar unrhyw adeg.

Hawliau鈥檙 unigolyn

惭补别鈥檙 Rheoliad Cyffredinol ar Ddiogelu Data (GDPR) yn darparu rhai hawliau penodol y caiff unigolion eu harfer mewn perthynas 芒鈥檜 data personol eu hunain. Os ydych am arfer unrhyw un o鈥檙 hawliau hyn, gallwch gysylltu 芒鈥檙 Swyddog Diogelu Data dpo@companieshouse.gov.uk.

Cwynion

Os oes gennych g诺yn am y ffordd rydym yn rheoli eich data personol, gallwch roi gwybod i ni yn y lle cyntaf drwy e-bostio dpo@companieshouse.gov.uk.

Os ydych yn anfodlon o hyd, mae gennych hawl i godi鈥檆h pryderon gyda Swyddfa鈥檙 Comisiynydd Gwybodaeth:

Os ydych yn tanysgrifiwr i鈥檔 sianeli cyfathrebu

Gall y rhan hon o鈥檙 hysbysiad preifatrwydd fod yn berthnasol i danysgrifwyr ein cyfathrebiadau, megis cylchlythyrau neu webinarau.

Rydym ond yn anfon newyddion a gwybodaeth ddefnyddiol at bobl sydd wedi rhoi eu caniat芒d i dderbyn ein cyfathrebiadau yn benodol. Os nad ydych am dderbyn gohebiaeth gennym mwyach, gallwch ddad-danysgrifio ar unrhyw adeg.

Manylion adnabod y rheolydd

Y cofrestrydd yw鈥檙 rheolydd ar gyfer yr holl ddata personol a gesglir gan danysgrifwyr i gyfathrebiadau T欧鈥檙 Cwmn茂au drwy ein tudalen we PG电子 Mae hyn yn golygu mai鈥檙 cofrestrydd sy鈥檔 penderfynu sut a pham y caiff eich data personol ei brosesu.

Manylion cyswllt y Swyddog Diogelu Data

Gallwch gysylltu 芒鈥檙 Swyddog Diogelu Data trwy ebostio dpo@companieshouse.gov.uk.

Diben prosesu

Os ydych yn tanysgrifio i鈥檔 sianeli cyfathrebu, dim ond at ddiben e-bostio newyddion a gwybodaeth atoch am D欧鈥檙 Cwmn茂au y credwn y gallech fod o ddiddordeb i chi, y cynhelir eich manylion personol.

Sail gyfreithlon ar gyfer prosesu

Dim ond pan fydd gennym eich caniat芒d penodol y byddwn yn prosesu eich gwybodaeth bersonol. Rydym yn sicrhau bod y caniat芒d rydych wedi鈥檌 roi yn bodloni amodau caeth GDPR y DU.

Gyda phwy rydym yn rhannu eich data?

Rydym yn cyflogi sefydliadau trydydd parti i gyflwyno ein cyfathrebiadau i gwsmeriaid. Yn y swydd hon, mae鈥檙 sefydliadau hyn hefyd yn gweithredu fel proseswyr data.

Ym mhob achos, mae contractau gyda chwmn茂au o鈥檙 fath wedi鈥檜 hadolygu yng ngoleuni GDPR y DU, ac rydym wedi cael sicrwydd gan bob prosesydd trydydd parti o鈥檜 cydymffurfiaeth eu hunain 芒鈥檙 ddeddfwriaeth hon.

Rydym yn defnyddio sefydliad trydydd parti i anfon ein cylchlythyr e-bost, ac i gyflwyno gweminarau ar ran T欧鈥檙 Cwmn茂au.

Cadw data personol

Bydd data personol a gesglir at ddibenion anfon gohebiaeth atoch yn cael ei gadw gan D欧鈥檙 Cwmn茂au cyhyd ag y dymunwch barhau i danysgrifio i鈥檙 sianel gyfathrebu. Gallwch ddad-danysgrifio ar unrhyw adeg.

Hawliau鈥檙 unigolyn

惭补别鈥檙 Rheoliad Cyffredinol ar Ddiogelu Data (GDPR) yn darparu rhai hawliau penodol y caiff unigolion eu harfer mewn perthynas 芒鈥檜 data personol eu hunain. Os ydych am arfer unrhyw un o鈥檙 hawliau hyn, gallwch e-bostio鈥檙 Swyddog Diogelu Data dpo@companieshouse.gov.uk.

Cwynion

Os oes gennych g诺yn am y ffordd rydym yn rheoli eich data personol, gallwch roi gwybod i ni yn y lle cyntaf drwy e-bostio dpo@companieshouse.gov.uk.

Os ydych yn anfodlon o hyd, mae gennych hawl i godi鈥檆h pryderon gyda Swyddfa鈥檙 Comisiynydd Gwybodaeth:

Os ydych yn chwilio am y gofrestr gyhoeddus

Nid yw gwefan Asiantaeth Weithredol T欧鈥檙 Cwmn茂au yn cadw nac yn cipio gwybodaeth bersonol. Y cyfan a wnaiff yw cadw cofnod o gyfeiriad IP y defnyddiwr (Internet Protocol: safon sy鈥檔 hwyluso trosglwyddo data rhwng dwy ddyfais) a gaiff ei gydnabod yn awtomatig gan wasanaethydd y we.