PG电子

Mae鈥檙 Adran Gwaith a Phensiynau (DWP) yn prosesu llawer o ddata personol, llawer ohono鈥檔 sensitif. Rydym yn cymryd diogelu data o ddifrif, ac yn deall pa mor bwysig yw eich bod yn gallu ymddiried 芒 ni gyda鈥檆h gwybodaeth.

Mae鈥檙 siarter yn esbonio sut rydym yn defnyddio data personol, pam, ac am ba reswm.

Os ydym yn prosesu eich gwybodaeth bersonol, byddwn:

• yn sicrhau eich bod yn gwybod pam rydym ei angen
• dim ond yn prosesu鈥檙 wybodaeth bersonol rydym ei angen
• yn sicrhau nad oes gan unrhyw un mynediad at y wybodaeth na ddylai gael
• yn ei gadw鈥檔 ddiogel
• yn dweud wrthych drwy鈥檙 siarter hon neu mewn ffyrdd eraill os byddwn yn ei rannu gyda sefydliadau eraill
• yn gofyn i chi gytuno i ni rannu eich gwybodaeth ble mae dewis gennych
• yn ei gadw am ddim ond cyn hired ag rydym ei angen
• ddim yn ei wneud ar gael ar gyfer defnydd masnachol (fel marchnata) heb eich caniat芒d

Os byddwn yn gofyn i chi am wybodaeth bersonol, mae angen i chi:

• rhoi gwybodaeth gywir i ni
• dweud wrthym cyn gynted 芒 phosibl os oes unrhyw newidiadau, fel cyfeiriad newydd, pan fyddwch yn dechrau gweithio neu鈥檔 ennill mwy

Mae hyn yn ein helpu i:

• gadw eich gwybodaeth yn gywir ac yn gyfredol
• talu鈥檙 swm cywir o fudd-dal i chi
• darparu鈥檙 gwasanaeth gorau posibl

Os na fyddwch yn dweud wrthym am newidiadau sy鈥檔 effeithio ar unrhyw fudd-dal y mae DWP yn ei dalu i chi, efallai y cewch eich erlyn neu鈥檔 gymwys i sancsiynau eraill.

Egwyddorion diogelu data

Byddwn bob amser yn cydymffurfio 芒 chyfraith diogelu data. Mae hyn yn dweud bod rhaid i鈥檙 wybodaeth bersonol sydd gennym amdanoch:

1. cael ei ddefnyddio鈥檔 gyfreithlon, yn deg ac mewn ffordd dryloyw

2. cael ei gasglu ond at ddibenion dilys rydym wedi鈥檜 hesbonio鈥檔 eglur i chi ac nad ydynt yn cael eu defnyddio mewn unrhyw ffordd sy鈥檔 anghydnaws 芒鈥檙 dibenion hynny

3. bod yn berthnasol i鈥檙 dibenion rydym wedi dweud wrthych amdanynt ac yn gyfyngedig i鈥檙 dibenion hynny鈥檔 unig

4. bod yn gywir ac yn gyfoes

5. bod yn cael ei gadw鈥檔 dim ond cyn belled ag y bydd angen at y dibenion rydym wedi dweud wrthych amdanynt

6. bod yn cael ei gadw鈥檔 ddiogel

Beth mae DWP yn defnyddio gwybodaeth bersonol ar ei gyfer

Mae DWP yn casglu gwybodaeth i ddelio 芒:

• nawdd cymdeithasol (sy鈥檔 cynnwys budd-daliadau, grantiau, benthyciadau, pensiynau a Budd-dal Tai)
• cynhaliaeth plant
• ymchwilio neu erlyn troseddau sy鈥檔 ymwneud 芒 chredydau treth a budd-daliadau
• atal a chanfod twyll, ac amddiffyn y gronfa gyhoeddus
• gwaith a hyfforddiant
• hyrwyddo cynllunio ariannol ar gyfer ymddeol
• polisi sy鈥檔 berthnasol i gynlluniau pensiwn personol a galwedigaethol
• ymchwil a dadansoddiad i鈥檙 materion a restrir uchod

Mae鈥檙 wybodaeth a gasglwn amdanoch yn dibynnu ar reswm eich busnes 芒 ni, ond gallwn ddefnyddio鈥檙 wybodaeth am unrhyw un o鈥檙 dibenion hyn.

Mewn amgylchiadau eithriadol gall DWP prosesu eich gwybodaeth i鈥檆h diogelu chi, eich cymuned neu鈥檙 cyhoedd ehangach.

Mae DWP yn defnyddio鈥檆h rhif Yswiriant Gwladol i helpu eich adnabod pan fyddwch yn defnyddio gwasanaethau DWP. Defnyddir eich rhif Yswiriant Gwladol gan DWP a Chyllid a Thollau EM (HMRC), a鈥檙 Adran Cymunedau os ydych yn byw yng Ngogledd Iwerddon, a Llywodraeth yr Alban os ydych yn byw yn yr Alban.

Mae Uned Adfer Iawndal y DWP (CRU) yn gyfrifol am weinyddu:

• Y Cynllun Adfer Iawndal 鈥� o dan y cynllun hwn, mae CRU yn gweithio gyda chwmn茂oedd yswiriant, cyfreithwyr, a chwsmeriaid DWP i adfer symiau o fudd-dal nawdd cymdeithasol gafodd eu talu o ganlyniad i ddamwain, anaf neu glefyd, os yw iawndal wedi鈥檌 wneud

• Y Cynllun NHS Injury Cost Recovery ar ran yr Adran Iechyd a Gofal Cymdeithasol. Mae CRU yn adfer costau a ysgwyddir gan ysbytai ac Ymddiriedolaethau Ambiwlans GIG am driniaeth o anafiadau o ddamweiniau traffig ar y ffordd lle mae pobl wedi derbyn iawndal am anafiadau personol

Mae DWP yn darparu gwasanaeth ar gyfer y llywodraeth. Mae gwybodaeth a geir ar gyfer Dweud Wrthym Unwaith yn cael ei chadw ar wah芒n i ddata arall DWP ac ni chaiff ei defnyddio ar gyfer unrhyw beth arall gan DWP.

Mae鈥檙 rhan fwyaf o swyddfeydd DWP yn defnyddio teledu cylch cyfyng (CCTV) i helpu rheoli diogelwch a chadw pobl yn ddiogel. Mae DWP yn denant i鈥檙 adeiladau rydym yn eu defnyddio, a bydd gwasanaethau CCTV fel arfer yn cael eu darparu gan y cwmni rydym yn rhentu鈥檙 swyddfa ohoni, neu gan y cwmni sy鈥檔 darparu gwasanaethau diogelwch ar gyfer y swyddfa. Mae arwyddion yn ein swyddfeydd yn dweud pwy sy鈥檔 rheoli鈥檙 CCTV a phwy y dylech gysylltu ag am unrhyw ymholiadau yngl欧n 芒 hyn.

Mae galwadau ff么n i swyddfeydd DWP ac am wasanaethau DWP yn cael eu recordio.

Ni fydd DWP yn defnyddio鈥檆h data i geisio gwerthu pethau i chi, neu werthu eich data i unrhyw un.

Y mathau o ddata y mae DWP yn eu defnyddio

Bydd y mathau o ddata y bydd DWP yn eu prosesu am bobl yn dibynnu ar y cyswllt y mae gan DWP gyda hwy. Ffordd hawdd o weld pa fath o wybodaeth mae DWP yn prosesu ar gyfer budd-dal penodol yw edrych ar y ffurflen gais ar gyfer y budd-dal hwnnw. Mae llawer o鈥檙 rhain ar gael ar PG电子.

Y mathau o ddata mae DWP yn prosesu yn cynnwys:

• manylion personol
• teulu, ffordd o fyw ac amgylchiadau cymdeithasol
• manylion ariannol
• manylion cyflogaeth ac addysg
• nwyddau neu wasanaethau a ddarperir
• manylion addysg a hyfforddiant
• delweddau gweledol

Mae DWP hefyd yn prosesu gwybodaeth sensitif a all gynnwys:

• manylion iechyd corfforol a meddyliol
• tarddiad hil neu ethnig
• credodau gwleidyddol, crefyddol neu eraill o natur debyg
• aelodaeth o undeb masnach
• bywyd rhywiol
• data genetig
• data biometreg
• troseddau gan gynnwys troseddau honedig
• achosion troseddol, canlyniadau a dedfrydau

Pwy mae DWP yn cadw gwybodaeth amdanynt

Mae DWP yn prosesu data am:

• aelodau鈥檙 cyhoedd
• cwsmeriaid a hawlwyr
• pobl sy鈥檔 byw yn nh欧鈥檙 cwsmer neu hawlydd
• cyflenwyr a darparwyr gwasanaethau
• ymgynghorwyr ac arbenigwyr proffesiynol eraill
• cwynion ac ymholiadau
• perthnasau, gwarchodwyr a chymdeithaswyr
• troseddwyr a throseddwyr a amheuir
• gweithwyr

Mae DWP yn cadw gwybodaeth sylfaenol (fel eich enw, cyfeiriad, dyddiad geni) am bawb sydd wedi cael rhif Yswiriant Gwladol. Defnyddir y wybodaeth hon gan DWP a CThEF, a hefyd gan yr Adran Cymunedau yng Ngogledd Iwerddon.

Mae CThEF yn defnyddio hyn i gadw cofnodion cyflogaeth a chyfraniadau Yswiriant Gwladol, a gan DWP i dalu budd-daliadau a gweinyddu pensiynau. Byddwn yn cadw gwybodaeth fwy manwl os ydych wedi hawlio budd-dal neu ddefnyddio gwasanaethau eraill DWP.

Weithiau mae DWP angen gwybodaeth am bobl heblaw鈥檙 person sydd wedi gwneud cais am fudd-dal neu wasanaeth i gyfrifo鈥檙 hyn y mae gan y person hwnnw hawl iddo. Er enghraifft, os yw person yn gwneud cais am Gredyd Cynhwysol, mae angen arnom gwybodaeth am bobl eraill sy鈥檔 byw yn yr un cartref i gyfrifo faint y bydd y person yn cael ei dalu.

Mae DWP yn defnyddio data a rennir gan adrannau eraill, yn enwedig CThEF a鈥檙 Weinyddiaeth Gyfiawnder, i atal a chanfod twyll.

Sut mae DWP yn rhannu gwybodaeth amdanoch

Gall DWP rannu a derbyn gwybodaeth gan sefydliadau eraill fel:

• adrannau eraill y llywodraeth
• awdurdodau lleol
• sefydliadau nawdd cymdeithasol mewn gwledydd eraill
• cyflogwyr a gweithwyr potensial
• landlordiaid cymdeithasol
• cwmn茂au cyfleustodau, fel cyflenwyr ynni a chwmn茂au d诺r
• darparwyr gwasanaethau cyfathrebu fel cwmn茂au ff么n a darparwyr gwasanaethau rhyngrwyd
• Trwyddedu Teledu
• sefydliadau ariannol, fel banciau a sefydliadau eraill a allai benthyg arian i chi ac asiantaethau gwirio credyd
• sefydliadau elusennol a lles
• y gwasanaethau brys
• sefydliadau academaidd

Rydym yn gwneud hyn am nifer o resymau, gan gynnwys:

• gwirio cywirdeb gwybodaeth
• helpu pobl sydd ag anghenion penodol, fel teuluoedd cythryblus
• helpu pobl i gael ac aros mewn gwaith
• cynhaliaeth plant
• helpu pobl i gael addysg a hyfforddiant i wella eu cyfleoedd i ddod o hyd i waith
• cefnogi pobl gyda byw鈥檔 annibynnol, yn cynnwys help yn y cartref a gofal seibiant
• atal neu ganfod troseddau
• gwirio cymhwysedd ar gyfer gwasanaethau, gostyngiadau a chonsesiynau, fel biliau cyfleustodau is a thrwyddedau teledu am ddim
• gwella effeithlonrwydd ynni cartrefi pobl a helpu dinasyddion mewn tlodi tanwydd a d诺r
• diogelu cronfeydd cyhoeddus
• defnydd ar gyfer ymchwil neu ddibenion ystadegol
• i鈥檆h diogelu chi neu eraill mewn argyfwng

Mae rhai gwasanaethau diogelwch cymdeithasol hefyd yn cael eu cyflwyno o dan gytundebau datganoli, er enghraifft gan yr Adran Cymunedau yng Ngogledd Iwerddon, Llywodraeth yr Alban, a rhai awdurdodau lleol. Mae DWP yn rhannu gwybodaeth pan fydd angen ar gyfer y gwasanaethau hyn, fel y caniateir yn 么l y gyfraith.

Byddwn ond yn rhoi gwybodaeth amdanoch i rywun y tu allan i DWP os yw鈥檙 gyfraith yn ein caniat谩u i wneud hynny.

Darparwyr gwasanaeth DWP

Mae llawer o wasanaethau DWP yn cael eu darparu gyda chymorth sefydliadau eraill, fel contractwyr, awdurdodau lleol, elusennau ac eraill. Mae angen i ni rannu data gyda鈥檙 sefydliadau hyn weithiau er mwyn iddynt allu darparu gwasanaethau DWP yn briodol.

Yn y rhan fwyaf o achosion mae ein darparwyr gwasanaeth dan gontract 鈥� er enghraifft cwmn茂au sy鈥檔 cyflwyno鈥檙 Rhaglen Waith 鈥� yn gweithredu fel proseswyr data DWP. Mae hyn yn golygu bod DWP yn gyfrifol am sicrhau eu bod yn trin eich data yn gywir.

Os oes gennych broblem neu ymholiad yngl欧n 芒 sut mae darparwr gwasanaeth DWP yn trin eich data personol, dywedwch wrthym a byddwn yn ceisio datrys hyn ar eich cyfer.

Darllenwch fwy am Swyddog Diogelu Data DWP ar y dudalen hon.

Pa mor hir y bydd DWP yn cadw鈥檆h data

Rydym yn cadw rhywfaint o wybodaeth sylfaenol cyhyd 芒 bod eich rhif Yswiriant Gwladol yn bodoli, fel eich enw, dyddiad geni a chyfeiriad.

Mae鈥檙 rhan fwyaf o gofnodion budd-daliadau (y wybodaeth fanwl a rowch wrthym pan fyddwch yn hawlio budd-dal) a gwybodaeth a ddarperir ar gyfer gwasanaethau eraill DWP yn cael eu cadw ar 么l i鈥檙 cais ddod i ben am y cyfnod sy鈥檔 angenrheidiol ar gyfer unrhyw apeliadau, adolygiadau a gweithgaredd arall i鈥檞 gwblhau. Gellir cadw cofnodion am daliadau am gyfnod hwy, fel arfer 6 mlynedd os ydynt yn berthnasol i鈥檙 dreth a dalwch.

Mae gan DWP lawer o wahanol fathau o wybodaeth am amrywiaeth o wahanol resymau, ond rydym wedi ymrwymo i gadw dim ond yr hyn sydd ei angen arnom am ddim mwy na bod angen.

Darllenwch fwy am ba mor hir y mae DWP yn cadw data ar y dudalen hon.

Y sail gyfreithiol ar gyfer prosesu鈥檆h data

Mae DWP yn prosesu data personol oherwydd mae鈥檔 ofynnol i ni yn 么l y gyfraith, oherwydd ei fod yn swyddogaeth DWP i wneud hynny, neu oherwydd ei fod er budd y cyhoedd. Lle mae hyn yn wir, nid oes angen eich caniat芒d arnom.

Gallwn weithiau ofyn am eich caniat芒d i wneud rhywbeth, ond dim ond pan fydd gennych ddewis go iawn amdano. Y rhan fwyaf o鈥檙 amser - er enghraifft pan fyddwch yn hawlio budd-dal - mae鈥檔 rhaid i chi roi鈥檙 wybodaeth sydd ei hangen arnom i ni os oes gennych hawl iddo, ac mae鈥檔 ofynnol i DWP ddefnyddio鈥檙 data hwnnw.

Darllenwch fwy am y sail gyfreithiol ar gyfer prosesu DWP ar y dudalen hon.

Prosesu data alltraeth

Mae鈥檙 data ar gyfer y rhan fwyaf o systemau DWP ei hun yn cael ei phrosesu o fewn y DU. Pryd bynnag y bydd unrhyw ddata DWP yn cael ei brosesu y tu allan i鈥檙 DU, byddwn bob amser yn sicrhau bod y data鈥檙 un mor ddiogel ag y byddai petai鈥檙 prosesu yn y DU.

Cadw eich gwybodaeth yn ddiogel

Mae DWP yn trin diogelwch eich gwybodaeth yn ddifrifol iawn. Mae gennym safonau diogelwch llym, ac mae ein holl staff yn cael hyfforddiant rheolaidd yngl欧n 芒 sut i gadw gwybodaeth yn ddiogel. Darllenwch ein prif bolis茂au diogelwch.

Deallusrwydd artiffisial

Deallusrwydd artiffisial (AI) yw鈥檙 defnydd o dechnoleg ddigidol i greu systemau sy鈥檔 gallu cynorthwyo neu gyflawni tasgau y credir eu bod angen deallusrwydd arnynt. Mae DWP yn defnyddio AI i helpu i ganfod ac atal twyll a chamgymeriad.

Nid yw DWP yn defnyddio AI i ddisodli barn ddynol i roi neu wrthod taliadau i hawlwyr. Mae penderfyniad terfynol o dan yr amgylchiadau hyn bob amser yn cynnwys asiant dynol.

Gwneud penderfyniadau awtomataidd

Gwneud Penderfyniadau Awtomataidd Mae DWP yn defnyddio prosesu awtomataidd mewn rhai penderfyniadau i鈥檔 helpu i ddarparu gwasanaethau effeithlon. Ni fydd DWP yn gwneud unrhyw benderfyniad ar sail prosesu awtomataidd yn unig sy鈥檔 cael effaith sylweddol arnoch oni bai bod y gyfraith yn caniat谩u hyn.

Mae gennych hawliau sy鈥檔 ymwneud 芒鈥檙 math hwn o benderfyniad. Byddwn yn dweud mwy wrthych am hyn os byddwn yn gwneud unrhyw benderfyniad o鈥檙 fath.

Defnydd DWP o broffilio

Mae DWP yn defnyddio proffilio i helpu:

• osgoi gofyn am wybodaeth neu dystiolaeth nad oes arnom ei angen, a sicrhau ein bod yn gofyn amdano pan fydd angen
• trin galwadau a darparu gwasanaethau 鈥� i sicrhau bod pobl yn siarad 芒鈥檙 rhan gywir o DWP, ac yn cael cymorth ychwanegol i gael mynediad at wasanaethau DWP os bydd ei angen arnynt
• teilwra cymorth ar gyfer unigolion 鈥� er enghraifft i awgrymu sgiliau er mwyn datblygu, cynnig anogwyr gwaith arbenigol neu gymorth arall i helpu pobl i gael gwaith
• gwella gwasanaethau DWP
• canfod ac atal twyll a gwall

Gwybodaeth rheolwr data

Yr Adran Gwaith a Phensiynau yw鈥檙 rheolwr data.

Pan fydd DWP yn defnyddio contractwyr i ddarparu gwasanaethau, maent fel arfer yn gweithredu fel prosesydd data DWP, ac mae DWP a鈥檔 proseswyr yn rhannu cyfrifoldeb am sut y caiff eich data ei drin.

DWP yw鈥檙 adran rhiant ar gyfer nifer o gyrff hyd fraich - mae鈥檙 rhan fwyaf o鈥檙 rhain yn rheolwyr data trwy eu hawl eu hunain, ac maent yn gyfrifol am unrhyw ddata personol y maent yn ei brosesu.

Mae DWP hefyd yn gweithio鈥檔 agos gyda rheolwyr data eraill y llywodraeth, yn enwedig lle mae swyddogaethau鈥檔 gysylltiedig neu鈥檔 ategu ei gilydd fel treth a budd-daliadau, neu gyflogaeth ac iechyd.

Darganfyddwch fwy o wybodaeth am sut y mae DWP yn gweithio gyda rheolwyr data eraill.

Eich hawliau pan fydd DWP yn defnyddio鈥檆h gwybodaeth

Mae gennych wahanol hawliau yngl欧n 芒 sut mae DWP yn defnyddio鈥檆h data. Er enghraifft, mae gennych yr hawl i gael mynediad at y data sydd gennym amdanoch chi. Nid yw DWP yn codi t芒l amdano.

Mae deddfau diogelu data newydd hefyd yn rhoi i chi:

• yr hawl i gael gwybod (a wneir trwy鈥檙 tudalennau hyn)
• yr hawl i unioni
• yr hawl i ddileu
• yr hawl i gyfyngu prosesu
• yr hawl i gludo data
• yr hawl i wrthwynebu
• yr hawl i beidio 芒 bod yn destun i wneud penderfyniadau awtomataidd, gan gynnwys proffilio

Yr hawl i unioni

Mae gennych yr hawl i gael data personol anghywir ei gywiro. Rhowch wybod i ni os yw eich amgylchiadau鈥檔 newid a byddwn yn sicrhau bod eich data yn cael ei ddiweddaru. Gall hyn fod yn wybodaeth fel eich cyfeiriad, pan fyddwch yn dechrau gweithio neu pan rydych yn ennill mwy. I ddweud wrthym am newid mewn gwybodaeth, cysylltwch 芒鈥檙 swyddfa neu wasanaeth DWP rydych wedi bod yn ei ddefnyddio.

Yr hawl i ddileu

Dyma鈥檆h hawl i gael eich data personol wedi鈥檌 ddileu pan nad oes ei angen mwyach. Gelwir hyn hefyd 鈥榶r hawl i gael ei anghofio鈥�. I gael gwybod pa mor hir mae DWP angen ac yn cadw鈥檆h gwybodaeth, gweler yr adran 鈥楶a mor hir mae DWP yn cadw鈥檆h data鈥� ar y dudalen hon. Rhaid i DWP gadw gwybodaeth am geisiadau a gwasanaethau am gyfnod ar 么l i鈥檙 cais ddod i ben, rhag ofn bod angen apeliadau neu adolygiadau, ac i sicrhau ein bod wedi gorffen unrhyw gamau dilynol.

Yr hawl i gyfyngu prosesu

Mae鈥檙 Rheoliad Diogelu Data Cyffredinol (GDPR) yn rhoi鈥檙 hawl i chi ofyn i DWP gyfyngu ar brosesu eich data personol mewn rhai amgylchiadau. Gallai hyn fod oherwydd cywirdeb y data personol y mae DWP yn ei gadw, os yw鈥檙 data wedi ei brosesu鈥檔 anghyfreithlon neu nad yw DWP bellach angen y data ond yr hoffech i ni ei gadw er mwyn sefydlu, arfer neu amddiffyn cais cyfreithiol. Gallwn wrthod cydymffurfio os yw鈥檆h cais yn ddi-sail neu鈥檔 ormodol neu鈥檔 ailadroddus, ond byddwn yn cyfiawnhau鈥檙 penderfyniad i chi a byddwn yn rhoi gwybod i chi am unrhyw benderfyniad a wnaed.

Yr hawl i gludo data

Mae鈥檙 hawl i gludo data yn rhoi鈥檙 hawl i chi dderbyn data personol mewn fformat strwythuredig, a ddefnyddir yn gyffredin ac yn ddarllenadwy ar gyfer peiriant. Mae鈥檙 hawl hon yn gymwys yn unig pan fyddwch wedi rhoi caniat芒d i brosesu鈥檙 data dan sylw.

Yr hawl i wrthwynebu

Mae鈥檙 hawl i wrthwynebu yn pennu bod gennych hawl i wrthwynebu prosesu鈥檆h data personol, yn benodol os yw鈥檙 data yn:

• at ddibenion marchnata uniongyrchol
• tasg a wnaed er budd y cyhoedd
• ymarfer awdurdod swyddogol neu fudd cyfreithlon

Hawliau sy鈥檔 ymwneud 芒 gwneud penderfyniadau awtomataidd gan gynnwys proffilio

Penderfyniad a wneir heb unrhyw ymgysylltiad dynol yw gwneud penderfyniadau unigol awtomataidd. Mae proffilio鈥檔 cynnwys defnyddio data personol i werthuso rhai agweddau personol fel perfformiad naturiol person yn y gwaith, sefyllfa economaidd, iechyd, dewisiadau personol, diddordebau, dibynadwyedd, ymddygiad, lleoliad neu symudiadau.

Gall DWP dim ond gwneud penderfyniadau awtomataidd os yw鈥檙 penderfyniad:

• yn angenrheidiol ar gyfer ymrwymo i neu berfformiad contract rhyngoch chi a DWP
• wedi鈥檌 awdurdodi yn 么l y gyfraith
• yn seiliedig ar eich caniat芒d

Sut i arfer eich hawliau

Gallwch wneud cais am gopi o鈥檙 wybodaeth sydd gan DWP amdanoch chi.

I arfer neu ofyn am unrhyw rhai o鈥檆h hawliau eraill, cwblhewch ffurflen gais hawl i wybodaeth DWP 鈥� (ODT, 31.8 KB).

Ar gyfer unrhyw gwestiynau neu sylwadau diogelu data eraill, gweler yr adran am d卯m y Swyddog Diogelu Data ar y dudalen hon.

Mae gennych hefyd yr hawl i gwyno i鈥檙 Comisiynydd Gwybodaeth os ydych yn poeni am sut mae DWP yn prosesu鈥檆h data. Os ydych am wneud hyn, byddem yn gofyn i chi roi cyfle i DWP geisio ei ddatrys neu roi sylw i鈥檆h pryderon yn gyntaf, trwy gysylltu 芒鈥檔 Swyddog Diogelu Data gan ddefnyddio鈥檙 manylion cyswllt ar y dudalen hon.

Darllenwch .

Swyddog Diogelu Data DWP

Mae DWP wedi penodi Swyddog Diogelu Data. R么l y Swyddog Diogelu Data yw sicrhau bod DWP yn cydymffurfio 芒 chyfreithiau diogelu data ac i weithredu fel man cyswllt ar gyfer pynciau data.

Gallwch gysylltu 芒鈥檙 Swyddog Diogelu Data trwy鈥檙 post yn:

Neu drwy e-bost yn: data.protectionofficer@dwp.gov.uk.

Os ydych am gael mynediad at, neu gopi o鈥檙 wybodaeth sydd gan DWP amdanoch chi, defnyddiwch y canllaw sydd ar gael ar-lein yn hytrach nag ysgrifennu i鈥檙 Swyddog Diogelu Data.

Cysylltwch 芒鈥檙 Swyddog Diogelu Data yn DWP cyn cysylltu 芒 Swyddfa鈥檙 Comisiynydd Gwybodaeth.

Mwy am bryd a pha mor hir y bydd DWP yn cadw data

Bydd pa mor hir y bydd DWP yn cadw eich data yn dibynnu ar y math o wasanaethau DWP rydych chi鈥檔 eu defnyddio, pa fath o wybodaeth ydyw, ac a yw鈥檔 wybodaeth sydd ei hangen fel tystiolaeth i gefnogi cais budd-dal neu wasanaeth DWP arall.

Darllenwch y prif gyfarwyddiadau i staff DWP ar sut i reoli gwybodaeth.

Yn aml, byddwn yn dileu neu ddinistrio cofnodion mewn ymarferion penodol trwy鈥檙 flwyddyn i wneud hyn yn fwy effeithlon ac arbed arian. Yn hytrach na dinistrio pob darn o wybodaeth sydd i鈥檞 dinistrio ar ddiwrnod neu wythnos benodol, efallai y byddwn yn gwneud hyn ar sail misol neu chwarterol a dinistrio鈥檙 holl wybodaeth o fath arbennig sydd wedi dod i ben yn y cyfnod blaenorol.

Mwy am y sail gyfreithiol ar gyfer gwaith prosesu DWP

Nid yw cyfreithiau diogelu data yn caniat谩u i wybodaeth bersonol gael ei defnyddio na鈥檌 brosesu oni bai fod rhai amodau penodol yn cael eu bodloni.

Ar gyfer data personol, yr amod sy鈥檔 berthnasol i鈥檙 rhan fwyaf o brosesu a wneir gan DWP yw ei bod yn angenrheidiol ar gyfer 鈥渟wyddogaeth adran y llywodraeth鈥�, a ganiateir gan adran 8 y Ddeddf Diogelu Data newydd, ac Erthygl 6(1)(e) y GDPR.

Ar gyfer gwybodaeth bersonol sensitif, fel gwybodaeth am iechyd, mae鈥檙 rhan fwyaf o brosesu gan DWP yn cwrdd 芒鈥檙 amod ei fod yn 鈥渁ngenrheidiol at ddibenion 鈥� cyflogaeth, nawdd cymdeithasol ac amddiffyniad cymdeithasol鈥�. Caniateir hyn gan adran 10 y Ddeddf Diogelu Data newydd ac Erthygl 9(2)(b) y GDPR.

Efallai y bydd rhai amgylchiadau lle mae DWP yn dibynnu ar amodau eraill i brosesu gwybodaeth bersonol neu wybodaeth bersonol sensitif, ond byddwn yn dweud wrthych ar wah芒n os bydd hyn yn digwydd.

Sut mae DWP yn gweithio gyda rheolwyr data eraill

Mae DWP yn gweithio鈥檔 agos gyda rhannau eraill y llywodraeth i helpu darparu nawdd cymdeithasol a gwasanaethau eraill. Ar gyfer y rhan fwyaf o fusnes DWP o ddydd i ddydd, DWP yw鈥檙 rheolwr data ac mae鈥檔 gyfrifol am bob agwedd ar sut mae gwybodaeth yn cael ei defnyddio. Ond ar gyfer rhai o鈥檙 meysydd lle mae DWP yn gweithio gyda sefydliadau eraill, rydym yn rhannu cyfrifoldeb am sut y defnyddir eich data personol. Mae鈥檙 adran hon yn esbonio sut mae hyn yn gweithio.

CThEF

Mae DWP a CThEF yn cydweithio鈥檔 agos iawn, ac yn rhannu gwybodaeth yn aml. Mae hyn oherwydd bod budd-daliadau a phensiynau yn cael eu heffeithio gan faint rydych yn ei ennill a鈥檙 cyfraniadau Yswiriant Gwladol a dalwyd gennych. Mae budd-daliadau, pensiynau a thaliadau eraill a gewch gan DWP yn effeithio ar faint o dreth y mae鈥檔 rhaid i chi ei dalu, neu gredydau treth y mae CThEFyn ei dalu i chi.

Gall DWP a CThEF ddefnyddio鈥檙 un rhif cyfeirnod i adnabod pobl 鈥� eich rhif Yswiriant Gwladol. Mae DWP a CThEF yn gyd-gyfrifol am benderfynu sut y gellir defnyddio rhifau Yswiriant Gwladol, pwy all eu defnyddio, a鈥檙 wybodaeth bersonol arall sy鈥檔 gysylltiedig 芒 hwy.

Mae DWP a CThEF hefyd yn defnyddio鈥檙 un system gyfrifiadurol (y System Gwybodaeth i Gwsmeriaid) i gadw cofnod o ba rif Yswiriant Gwladol sy鈥檔 ymwneud 芒鈥檙 unigolyn hwnnw, ac i gofnodi gwybodaeth sylfaenol am bawb sydd 芒 rhif Yswiriant Gwladol.

Darganfyddwch fwy o wybodaeth am rifau Yswiriant Gwladol a鈥檙 hyn maent yn cael ei ddefnyddio.

Yr Adran Iechyd a Gofal Cymdeithasol (DHSC)

Mae DWP, DHSC a鈥檙 GIG yn cydweithio ac yn rhannu gwybodaeth yn aml i ddarparu nifer o wasanaethau, gan gynnwys:

• Cerdyn Yswiriant Iechyd Byd-eang y DU (GHIC), Cerdyn Yswiriant Iechyd Ewropeaidd (EHIC) a gwasanaethau gofal iechyd tramor eraill
• gwirio hawl i bresgripsiynau am ddim a gwasanaethau gofal iechyd eraill megis costau teithio i鈥檙 ysbyty
• gwasanaethau adennill iawndal

Awdurdodau lleol

Mae DWP ac awdurdodau lleol yn cydweithio ac yn rhannu gwybodaeth yn aml i ddarparu nifer o wasanaethau, gan gynnwys y rhai sy鈥檔 ymwneud 芒 thai, lles, iechyd a gofal cymdeithasol, ac anabledd.

Y Weinyddiaeth Amddiffyn

Mae DWP yn gwneud taliadau i gyn-filwyr ar gyfer y Weinyddiaeth Amddiffyn.

Cyrff hyd braich

DWP yw鈥檙 adran rhiant ar gyfer nifer o gyrff hyd braich. Mae rhai cyrff hyd braich yn rheolwyr data trwy eu hawl eu hunain, ac maent yn gyfrifol am unrhyw ddata personol y maent yn ei brosesu. Y cyrff hyd braich hyn yw:

• Awdurdod Gweithredol Iechyd a Diogelwch
• Y Gwasanaeth Cynghori ar Bensiynau
• Y Rheoleiddiwr Pensiynau
• Corfforaeth Ymddiriedolaeth Cynilion Cyflogaeth Cenedlaethol (NEST)
• Corfforaeth Cyflogaeth Pobl Anabl
• Ombwdsmon Pensiynau
• Ombwdsmon y Gronfa Diogelu Pensiynau
• Cronfa Diogelu Pensiynau
• Swyddfa Rheoleiddio Niwclear

Gweler y rhestr lawn o gyrff hyd braich.

Swyddfa Ystadegau Gwladol (ONS)

Mae ONS yn casglu, dadansoddi a chyhoeddi ystadegau am yr economi, poblogaeth a chymdeithas y DU. Efallai bydd DWP yn darparu gwybodaeth bersonol yr ydym yn ei chadw amdanoch i ONS i鈥檞 helpu i gyflawni鈥檙 swyddogaeth hon.

.

Gogledd Iwerddon

Ar gyfer pobl sy鈥檔 byw yng Ngogledd Iwerddon, mae鈥檙 yn gyfrifol am lawer o鈥檙 un gwasanaethau y mae DWP yn eu darparu yng Nghymru, Lloegr a鈥檙 Alban. Mae鈥檙 Adran Gymunedau yn talu budd-daliadau tebyg i DWP a hefyd yn defnyddio鈥檙 rhif Yswiriant Gwladol at ddibenion tebyg, felly mae rhai gwasanaethau TG ac eraill yn cael eu rhannu rhwng DWP a鈥檙 Adran Gymunedau.

Yr Adran Cymunedau yw鈥檙 rheolwr data ar gyfer gwybodaeth am fudd-daliadau a gwasanaethau y maent yn eu darparu yng Ngogledd Iwerddon, ond rhannir rhai cyfrifoldebau rheolwyr data lle rydym yn defnyddio鈥檙 un systemau TG.

Mae adrannau Gogledd Iwerddon hefyd yn darparu rhai gwasanaethau fel canolfannau galwadau a phrosesu budd-daliadau i DWP. Lle y byddant yn gwneud hyn, maent yn gweithredu fel prosesydd data DWP, ac mae DWP yn parhau i fod y rheolwr data.

Yr Alban

Mae鈥檙 cyfrifoldeb am rai agweddau nawdd cymdeithasol i bobl yn yr Alban wedi鈥檌 ddatganoli i , a bydd mwy yn cael ei ddatganoli yn y dyfodol. Mae鈥檙 ddeddfwriaeth gyfredol yn caniat谩u i DWP rannu gwybodaeth 芒 Gweinidogion yr Alban ar gyfer swyddogaethau sydd wedi鈥檜 datganoli.

Wrth i ddatganoli parhau, bydd Gweinidogion yr Alban yn gyfrifol am fwy o faterion nawdd cymdeithasol, gan gynnwys rhai budd-daliadau. Mae DWP yn rhannu gwybodaeth gyda Gweinidogion yr Alban i gefnogi鈥檙 gwasanaethau y maent yn gyfrifol amdanynt. Weithiau gall DWP hefyd weithredu fel prosesydd data ar gyfer Gweinidogion yr Alban i helpu cyflwyno eu gwasanaethau. Bydd y llythyrau a鈥檙 hysbysiadau am y gwasanaethau yn dweud wrthych pryd mae DWP yn gweithredu fel prosesydd data ar gyfer Gweinidogion yr Alban.

Newidiadau i鈥檙 polisi hwn

Diweddarwyd y siarter hon ddiwethaf ar:

• 5 Ionawr 2024 i gynnwys Darparwyr Gwasanaethau Rhyngrwyd, cwmn茂au ff么n a Thrwyddedu Teledu yn y rhestr o fathau o sefydliadau y mae DWP yn rhannu gwybodaeth 芒 nhw, ac i egluro鈥檙 rhesymau dros rannu鈥檙 math hwn o wybodaeth
• 21 Gorffennaf 2023 i gynnwys sefydliadau academaidd yn y rhestr o sefydliadau mae DWP yn rhannu gwybodaeth gyda
• 1 Gorffennaf 2022 i ddiweddaru鈥檙 wybodaeth am sut mae DWP yn gweithio gydag awdurdodau leol
• 24 Mehefin 2022 i ddileu cyfeiriadau at y cynllun Taliad Niwed trwy Frechiad a diwygio manylion am sut mae DWP yn gweithio gyda鈥檙 DHSC

Pan fydd ein siarter neu bolisi鈥檔 newid, byddwn yn diweddaru鈥檙 dudalen hon. Edrychwch ar y dudalen hon i wneud yn si诺r eich bod yn ymwybodol o鈥檙 wybodaeth y byddwn yn ei chasglu, sut rydym yn ei ddefnyddio a鈥檙 amgylchiadau lle gallwn ei rannu 芒 sefydliadau eraill.